Pour la première fois, on vous confie la responsabilité d’organiser un grand événement en plein air qui sort de l’ordinaire. Découvrez dans cet article quelques conseils qui peuvent vous aider à organiser un événement à succès en plein air, notamment un festival ou une réception.
Choisissez bien l’endroit
Puisqu’il s’agit d’un événement en plein air, il est essentiel de bien choisir le lieu pour éviter les problèmes et les gênes liés à l’environnement. En effet, si vous choisissez le mauvais endroit, par exemple un lieu situé au bord d’une autoroute, vos convives peuvent être dérangés par les bruits des voitures qui circulent. Si vous optez pour un lieu situé près d’un marché ou d’une usine, les mauvaises odeurs peuvent gâcher la fête. Ainsi, il est important de vérifier les alentours du lieu. Mieux vaut choisir un endroit calme, loin des bruissements de la ville, et qui offre de l’air frais et sain. Vous pouvez par exemple favoriser un emplacement situé près d’une belle plage de sables fins ou dans la cour d’un bel hôtel ou d’un château. Une fois que vous avez trouvé le bon endroit, vous devez le réserver pour être sûr de l’avoir au moment voulu et jusque-là, vous devez inspecter régulièrement l’environnement. Car l’aspect des espaces en plein air peut rapidement varier d’un jour à un autre à cause des situations naturelles et des changements climatiques. Donc, vous devez vous assurer que le sol n’est pas humide à l’approche du jour J et que l’endroit n’est pas sale.
Assurez le confort des convives et la décoration
Quand on organise un événement, il faut toujours penser au confort des convives. Il est essentiel de veiller à l’événement. Ainsi, vous devez penser au matériel qui garantit ce confort, comme les meubles, notamment les chaises et les tables, ainsi que les chapiteaux pour abriter les convives en cas de forte chaleur ou de pluie. Vous pouvez par exemple privilégier un chapiteau de réception modulable qui est plus pratique, moderne et fonctionnel. À part le confort, vous devez également miser sur l’ambiance, la nourriture et la décoration. Pour la nourriture, il vous suffit d’engager un bon traiteur. De même pour l’ambiance, vous pouvez faire appel à un DJ, un orchestre ou un animateur professionnel selon le type d’événement. Côté décoration, puisque c’est une réception en plein air, l’idéal est de miser sur la simplicité et l’ornement naturel. En effet, le cadre naturel représente déjà un beau décor, donc il vous suffit d’ajouter quelques touches personnelles. Pour un mariage par exemple, vous pouvez décorer l’allée centrale avec un tapis rouge ou blanc orné de pétales de fleurs. Pour un festival, vous pouvez décorer les tables, les chaises et les chapiteaux avec des fleurs, des rubans et des ballons. Dans tous les cas, évitez d’encombrer le lieu avec des accessoires inutiles qui ne résistent pas au vent et aux intempéries. Enfin, lorsque vous organisez un événement en extérieur, vous devez toujours penser à la météo et prévoir un plan B, surtout pendant la mauvaise saison.
